Odoo Zeiterfassung

Implementierung der Arbeitszeiterfassung: Anforderungen und Lösungsansätze

Nach EuGH-Urteil vom 14. Mai 2019 müssen alle Mitgliedstaaten der EU die Arbeitgeber verpflichten, die Arbeitszeit ihrer Mitarbeiter genau, objektiv und verlässlich zu erfassen. Auch Heimarbeit und Außendienst müssen nach dem Urteil künftig registriert werden. Jede E-Mail und jedes berufliche Telefonat könnten aufzeichnungspflichtig werden. Zurzeit existiert in Deutschland noch keine flächendeckende Pflicht für die Unternehmen, die Arbeitszeiten zu erfassen. In spezifischen Fällen und Beschäftigungsverhältnissen kann die Arbeitszeiterfassung dennoch obligatorisch sein.


Gründe, warum ein Zeiterfassungssystem für Ihr Unternehmen wichtig sein könnte:

  • Zur Registrierung der Mehrarbeit, also die Arbeitszeiten, die über acht Stunden am Werktag hinausgehen (§ 16 Abs. 2 ArbZG). Diese Nachweise müssen zwei Jahre aufbewahrt werden.
  • Zur Erfassung des Arbeitszeitbeginns, der Arbeitsende sowie der Zahl der geleisteten Arbeitsstunden. Diese Pflicht beschränkt sich jedoch auf geringfügig entlohnte Beschäftigte sowie auf einige im Schwarzarbeitsgesetz aufgelistete Branchen (§ 17 MiLoG i. V. m. § 2a SchwarzArbG).
  • Zudem müssen die obligatorischen Pausen, sowie die sog. Ruhezeit zwischen dem Ende einer täglichen Arbeitszeit und dem Beginn einer neuen täglichen Arbeitszeit eingehalten werden (§ 4-5 ArbZG).
  • Zwecks der nachweislichen Kontrolle der Anwesenheit. Den meisten Unternehmen geht es primär darum, dass die höchstzulässigen täglichen Arbeitszeiten von acht Stunden bzw. der wöchentlichen 40 Stunden nicht überschritten werden, sowie dass die Arbeitnehmer ihre vertragliche Arbeitszeit nicht unterschreiten.
  • Als Teil der modernen Personalpolitik. Um den Kampf für die besten Arbeitskräfte zu gewinnen, führen heutzutage viele Unternehmen neue Arbeitszeitmodelle ein. Flexible Arbeitszeitmodelle, sowie Home Office machen für Ihre Angestellten einen besseren “Work-Life Balance” möglich und erhöhen nachhaltig die Mitarbeiterzufriedenheit. Damit aber das Ganze nicht aus dem Ruder läuft, ist eine fortlaufende Arbeitszeiterfassung ein Muss.

Was muss ein Zeiterfassungssystem können?

Beim Design des betrieblichen Zeiterfassungsmodells sollte man sicherstellen, dass das System unkompliziert, leicht verständlich und sicher ist. Zudem soll es über einen hohen Grad an Flexibilität und Personalisierung verfügen, damit wichtige Faktoren wie Branche, Unternehmensgröße, Art der Tätigkeit und Arbeitsmodell der Beschäftigten berücksichtigt werden könnten.

Typische Funktionen eines Zeiterfassungssystems

  • Erfassung der Arbeitszeiten (Arbeitszeiten, Mittagspausen, Raucherpausen, Projektarbeit, Urlaub, Krankentage und sonstige Fehlzeiten)
  • Berücksichtigung unterschiedlicher Arbeitszeitmodelle für die einzelnen Arbeitnehmer oder Arbeitnehmergruppen / Abteilungen (Schicht- und Festarbeitszeit, variable und / oder Gleitzeit)
  • Automatisierte Berichterstattung, die individuell einstellbar ist (wöchentlich, monatlich, jährlich)- Integrated absence and shift planning
  • Analyse-Funktion (z.b. An- und Abwesenheitsanzeige, Überstundenauswertung)
  • Eingabe der Arbeitszeiten durch den Arbeitnehmer einer PC-/Online-Anwendung vs. automatisiert (Fingerabdruck-Geräte, Terminale am Eingang+Chipkarten, RFID, Gesichtsscanner)

Funktionen von modernen Zeiterfassungssysteme

  • Möglichkeit der Erfassung mobiler Arbeitseinsätze
  • Umfassende Analyse-Funktion (Analyse der produktiven vs. unproduktiven Zeit)
  • Integration der Software für das Projektcontrolling und die Projektabrechnung, mit der man projektbezogene und Linienaufgaben getrennt erfassen und somit die Produktivität der Mitarbeiter und der Kostenstellen untereinander vergleichen kann.
  • Abfragemöglichkeit der Daten für die Mitarbeiter (Zeitsaldi, Urlaubsguthaben usw.) mittels eines Online-Tools, einer mobilen Anwendung oder direkt am Terminal.
  • Integrierte Abwesenheits- und Dienstplanung, sowie dem Antragswesen
  • Manuelle Konfigurierung der Benachrichtigungen je nach den Bedürfnissen Ihrer Personalabteilung beim Eintreffen bestimmter Ereignisse (z.B Sonntagsarbeit)
  • Schnittstelle für die Lohn- und Gehaltsabrechnung. Damit können Mehrarbeitzuschläge, Zulagen für Wochenend- und Feiertagsarbeit, Nachtzuschläge und Schichtzulagen automatisch durch hinterlegte Formeln errechnet werden.

Aufgrund der engen Zusammenarbeit mit einem deutschen Produktionsunternehmen, haben wir unsere eigene Odoo Software für die Arbeitszeiterfassung entwickelt, die in der Praxis sich als leistungsstark und stabil bewährt hat. Sie kann sowohl an das Odoo-Modul “Attendances”, als auch an andere bekannte ERP Systeme, mit einem minimalen Konfigurationsaufwand angeschlossen werden. Sie können wählen, in welcher Form Sie die Zeiterfassungssoftware nutzen möchten - als Radiofrequenz-Identifikation (RFID), als Armband, das auch zur Zugangskontrolle verwendet wird, oder als Fingerabdruck-Scanner. Als Vision kann man ein Managementsystem aufbauen, welches von den vorhandenen Daten bedient wird, wie zum Beispiel Schichtplanung, Projektzeiterfassung oder die Ergebnis-Leistungs-Rechnung.

Unser Vorgehen

Nach der gründlichen Analyse Ihres Unternehmens und der gesetzlichen Anforderungen erstellen wir gemeinsam mit Ihnen einen Anforderungskatalog. Im nächsten Schritt wird unsere Software an ihre individuelle Bedürfnisse und Prozesse angepasst. Die notwendigen Anschlüsse an Ihre Systeme werden vorbereitet und Zeiterfassungsgeräte werden konfiguriert. Mehrere Tests und Mitarbeiterschulungen runden die Entwicklungsphase ab. Bei dem Projektabschluss übergeben wir Ihnen das Produkt und die notwendige Dokumentation.

Kontaktieren Sie uns und erhalten Sie Ihr eigenes Zeiterfassungssystem!


Welche Faktoren müssen Sie bei der Einführung der Arbeitszeiterfassung berücksichtigen?

Was man vor der Implementierung der Zeiterfassung wissen und tun sollte:

  • Die gesetzlichen Anforderungen prüfen
  • In jedem Fall muss darauf geachtet werden, dass die Vorschriften des geltenden Kollektivvertrags bzw. der geltenden Betriebsvereinbarung eingehalten werden.
  • Eine Zustimmung des Betriebsrats (sofern vorhanden) muss unbedingt geholt werden. Dieser hat ein Mitbestimmungsrecht und kann einschreiten, wenn durch die Zeiterfassung die Interessen der Mitarbeiter und der Datenschutz am Arbeitsplatz gefährdet ist.
  • Abhängig vom Arbeitgeber sind Bundes-, Landes-, Kommunal- und Tarifregelungen zu beachten.
  • Datenschutzbeauftragten (soweit vorhanden) konsultieren: Dieser sollte die aktuellen Vorschriften zum Datenschutz am Arbeitsplatz und damit auch die für das Unternehmen geltenden Vorgaben zur Arbeitszeiterfassung kennen.
  • Anforderungen an die Systemkapazität: Anzahl der Mitarbeiter, Anzahl der Nutzer, zu erwartendes Datenvolumen, Dauer der Datenspeicherung usw.

Angesichts der aktuellen Diskussion in der Gesellschaft bezüglich personenbezogenen Daten treten insbesondere die Datenschutzanforderungen immer mehr ins Licht.


Ziel: einen Missbrauch oder die Weitergabe von personenbezogenen Daten, inklusive denen der Arbeitszeiterfassung, zu verhindern.

  • Zutrittskontrolle: Zutritt zu den Datenverarbeitungsanlagen muss begrenzt sein
  • Zugangskontrolle: Datenverarbeitungssysteme sollen nicht von Unbefugten genutzt werden.
  • Weitergabekontrolle: Bei der Übertragung von Daten, muss ein unbefugtes Lesen, Kopieren oder Entfernen von Daten stets verhindert werden.
  • Eingabekontrolle: Wenn Daten verändert wurden, muss nachvollziehbar sein, wer dies getan hat.
  • Auftragskontrolle: Daten werden nur entsprechend den Weisungen und nicht anderweitig verarbeitet.
  • Verfügbarkeitskontrolle: Daten sind vor Verlust und Zerstörung geschützt.
  • Daten, die zu unterschiedlichen Zwecken erhoben wurden, sind auch entsprechend getrennt zu verarbeiten.

Im Rahmen unseres Leistungsangebots beraten wir Sie gerne zu weiteren Faktoren, die bei der Planung und Einführung eines Zeiterfassungssystems berücksichtigt werden sollten. Senden Sie uns eine Anfrage.

Kategorien:

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· Datum: 15.04.2020 · Tags:
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